Il core business della PM&E è rappresentato dal Servizio di Monitoraggio Contrattuale.
L’attività, in breve, consiste nella gestione e controllo integrato degli eventi e delle tendenze che impattano sull’equilibrio contrattuale, al fine di determinare ed implementare le opportune azioni correttive, spesso nella forma di attivazione di un contenzioso, e di curarne lo sviluppo dalla genesi alla risoluzione.
I metodi e gli strumenti applicati affiancano alla gestione secondo esperienza delle problematiche e degli imprevisti, un supporto strutturato secondo i principi del Project Management, in cui la questione dei claims viene gestita con un approccio per processi.
Il Monitoraggio Contrattuale prevede un’azione di gestione e controllo in tempo reale dei parametri (indicatori) della Commessa, orientata alla tempestiva individuazione delle cause scatenanti e dei conseguenti scostamenti dalla baseline di contratto.
Gli esiti della fase di monitoraggio costituiscono quindi gli elementi di supporto alle strategie di riequilibrio del contratto, dalla tempestiva notifica delle problematiche alla loro risoluzione.
Il Servizio, noti e definiti gli obiettivi del Cliente, si sviluppa in due fasi distinte e successive:
Comprende l’analisi del sinallagma contrattuale (contratto e relative condizioni, progetto, cronoprogramma, curve di produzione ecc..) e delle particolari criticità e rischi a cui è soggetta l’esecuzione ed un serie di incontri volti alla pianificazione strategica della prestazione.
Si concretizza attraverso la seguente logica di lavoro:
- acquisizione in continuo dei dati necessari all'attività di monitoraggio quali corrispondenza tra le parti, verbali di riunione, programmazione di dettaglio, documentazione contabile, giornali dei lavori, registri presenze/mezzi, riserve e controdeduzioni
- confronto continuo con il Cliente e partecipazione a riunioni o sopralluoghi finalizzati alla comprensione e inquadramento delle problematiche;
- sviluppo della documentazione di monitoraggio e controllo dell’evoluzione dei temi impattanti sulla base delle informazioni raccolte.
Sulla base di quanto acquisito ed elaborato nelle fasi precedenti e gli obiettivi del Cliente, la PM&E elabora, nei termini di legge e di contratto, proposte di azioni correttive quali:
- comunicazioni, notifiche o contestazioni afferenti maggiori tempi, imprevisti, richieste di compensi o danni, prodromiche alla successiva fase di contenzioso,
- assistenza alla redazione degli atti formali scaturenti dagli eventi e circostanze che hanno impattato negativamente il Contratto (Riserve, atti modificativi, penali, rescissioni …),
- aggiornamento e implementazione degli atti formali del contenzioso in forza dell’evoluzione delle cause ostative nel tempo e degli effetti cumulati o sovrapposti delle stesse
- raccolta della documentazione di supporto delle azioni correttive adottate.
Oltre alle attività sopra delineate, che costituiscono la forma standard del servizio di Monitoraggio Contrattuale, la PM&E offre servizi aggiuntivi che possono essere personalizzati in funzione delle esigenze del Cliente, nello specifico:
- assistenza al Cliente per la gestione stragiudiziale del contenzioso nelle forme di accordi transattivi, mediazioni, accordi bonari o Collegi Consultivi Tecnici nella forma di redazione di bozze di memorie, quesiti, analisi tecniche, stima di risultato e quanto altro utile a supportare il processo di risoluzione del contenzioso;
- assistenza alla redazione o all’aggiornamento del programma dei lavori con l’obiettivo di rappresentare oggettivamente i rischi e/o gli impatti delle cause ostative note o emergenti e quantificarne gli effetti sull’intera commessa.